Q1. 오늘의 주제는 효과적인 커뮤니케이션 수단입니다. 예전 주제 중에 모든 직장인이 성공하기 위해서는 업종/직종에 상관없이 영업 마인드를 키워야 한다라는 주제가 있었는데요.

네, 그렇습니다. 영업 마인드는 성공적인 직장인의 필수 요소라고 할 수 있겠는데요, 오늘은 영업 시, 즉, 새로운 비즈니스를 열기 위한 상황에서 상황 별, 또는 경우 별로 효과적이고 적합한 커뮤니케이션 수단에 대해서 얘기 나눠보기로 하겠습니다.

Q2. 효과적인 커뮤니케이션 수단이라. 일단 가장 쉽게 떠오르는 커뮤니케이션 방법에는 전화, 이메일이 있습니다.

전화, 이메일, 휴대전화의 SMS, 그리고 직접 만나러 가는 방문이 있지요. 비즈니스 단계에 따라 또는 경우에 따라 적합한 수단을 활용하는 것이 중요한데요. 청취자 여러분들, 다들 이런 경험 한 번 정도는 있지 않나요? 친구와 만나기로 약속을 했었는데, 당일 날 몇 시간 안 남기고 친구가 문자를 보내서 약속을 못 지키겠다고 하는 겁니다. 상황에 따라 다르겠지만, 아마도 썩 유쾌하지 않게 느낀 경험 있으실 것 같습니다.

Q3. 핸드폰의 SMS 로는 설명이 한계가 있는데, 그냥 문자로 안 된다고 그러면 좀 기분이 나쁜 경험이 있습니다.

일상 생활에서 적절치 않게 커뮤니케이션 수단을 쓴 예를 든 것입니다. 센스 있고 상대방을 배려하는 친구라면, 직접 전화를 해서 부득이한 상황을 설명하고, 다음 언제쯤에 시간이 되느냐, 언제 만나자 라는 말을 했겠죠. 비즈니스에서도 마찬가지입니다. 요즘은 핸드폰 문자 활용이 일상화되면서 비즈니스에서도 문자를 활용하는 경우가 많은데요. 저는 하루에도 평균 2-3명의 새로운 사람들을 만나서 미팅을 하는데, 아까 예를 든 것처럼 미팅 시간을 몇 시간 안 남겨두고, 갑자기 문자를 보내서 못 오겠다고 하는 사람들이 있습니다. 적절하지 못한 커뮤니케이션 방법이죠.

Q4. 그렇군요. 특히 상대적으로 젊은 직장인의 경우에 그런 경우가 많을 것 같습니다.

아무래도 조금은 그런 경향이 있지요. 문자 활용을 전혀 하지 말라는 이야기는 아니고, 상황에 따라 활용할 순간과 그렇지 않은 순간을 잘 분별해야 합니다. 비즈니스 상황도 일상 생황에서의 상황과 비슷해서, 저희가 평상시에도 한 두 번 핸드폰을 해서 안 받는 경우에 문자를 남겨서 전화를 달라고 하죠. 비즈니스에서도 전화를 안 받는 다고 계속 전화를 하는 것은 오히려 결례일 수 있고, 한 두 번 시도 후 연결이 안 된다면 전화를 요청하는 문자를 남기는 것이 훨씬 예의 바르고 효과적인 커뮤니케이션인 것 같습니다.

Q5. 물론 무분별한 이모티콘 활용은 자제해야겠죠?

네, 물론이죠. 그리고 비즈니스에서는 정기적으로 커뮤니케이션 하는 사이가 아닌 경우에는 나의 번호가 상대방의 전화기에 저장되어 있으리라는 생각은 자만입니다. 어떤 경우에는 이름도 밝히지 않고 그냥 문자를 보내서, 대체 누구인가 어리둥절할 때가 있는데요, 본인의 이름을 문자에서 밝혀주는 센스가 필요합니다.

Q6. 다음은 이메일 인데요, 이메일은 어떤 경우에 효과적인 커뮤니케이션일까요?

모르는 사이보다는 아는 사이의 정기적인 커뮤니케이션에 효과적이라고 판단됩니다. 아무래도, 모르는 사이에 전화 통화보다는 부담이 없어서 이메일을 많이 활용하게 되는데요. 스팸 메일 취급을 당하지 않으면 다행이고, 그렇지 않더라도 상대방의 주의를 끌기는 어렵습니다. 신규 비즈니스를 뚫기 위해서 이메일을 활용하는 것은 그리 좋은 방법은 아닙니다.

Q7. 그렇군요. 웬지 전화로 귀찮게 하는 것보다 이메일로 세련되게 영업하는 것 괜찮지 않나 생각도 드는데요.

새로 영업을 할 때는 나라는 존재를 인식시키는 것이 중요한데, 이메일 수십 통 보다는 전화 한 통화가 더 효과적이라고 합니다. 실제로 저도 업무를 하면서 그렇게 느끼고요. 실제로 있었던 얘기인데, 어느 직장인이 영업을 하기 위해서 고객사로 삼고 싶은 회사 담당자들의 이메일을 파악해서 그 직원의 회사의 서버가 순간 마비가 될 정도로 많은 이메일을 보냈습니다. 정확히 몇 통인지는 모르지만 엄청난 수의 이메일 이었겠죠. 이 수 많은 이메일에 대한 답장은 고작 3-4통이었다고 하네요.

Q8. 그렇군요. 이메일로 처음 컨택하는 상대방의 주목을 끌기는 어렵겠군요.

그렇습니다. 일단 전화를 하고, 이후 F/UP 수단으로 이메일을 쓰는 것은 좋습니다. 영업 하는 경우 전화를 해서 나라는 사람은 이렇고, 이런 이유 때문에 전화를 하였고, 정중히 이메일 주소를 요청한 후, 회사 소개서나 제안서를 보내드려도 좋겠냐. 라는 방법은 좋습니다. 그러나 전화를 생략하고 이메일 만으로는 효과적인 커뮤니케이션이라고 보기 어렵습니다.

Q9. 이메일로 커뮤니케이션을 할 때 주의할 점을 다시 한 번 설명해주시죠.

처음 컨택하는 경우에는, 본인의 전화번호를 남기는 것이 중요합니다. 특히 새롭게 거래를 하고 싶은 회사에게 이메일을 보내는 경우는 더욱 중요한데요. 많은 경우에, 이메일을 받은 회사들이 바로 연락을 주기 보다는 시간이 꽤 흐른 뒤에 연락을 하는 경우가 많습니다. 왜냐하면 바로 그 순간은 비즈니스에 대한 니즈를 못 느끼다가 시간이 흘러 상황이 바뀌고 적당한 타이밍이 오면 아 그때 연락한 그 사람에게 연락을 해보면 좋겠구나 하는 생각이 들기 때문이죠. 보통 이메일은 삭제를 하지 않고 두기 때문에 이메일을 찾아서 전화번호를 찾는 경우가 많습니다. 참고하시기 바랍니다.

Q10. 자, 다음으로는 직접 사람을 만나는 방문이군요.

네, 비즈니스에서 영업을 할 때, 나를 각인시키는 방법은 무엇보다도 방문이죠. 물론 처음부터 방문이 되면 좋겠지만, 보통 수많은 전화와 이메일 이후 방문으로 연결되는 경우가 많습니다. 사실 방문은 아는 비즈니스 파트너 사이에도 좀 부담스러울 수 있으니, 모르는 사이에는 더 긴장되죠. 그러나 처음 비즈니스를 트는 단계에서는 방문만큼 효과적인 커뮤니케이션 방법도 없을 것으로 생각되네요.

Q11. 그렇군요.

제안서를 이메일로 하고 전화를 설명하는 것과, 직접 방문을 해서 설명하는 것에는 큰 차이가 있을 것입니다. 일단 어느 커뮤니케이션 수단보다 PERSONAL한 커뮤니케이션 수단이니까요. 영업의 경우에는 방문을 하여 미팅을 해야만 구체적인 결과를 낼 수 있는 초석을 마련했다고 할 수 있습니다.

Q12. 그런데 아까 얘기를 한 것처럼 처음 방문을 한다고 하면 상대방이 좀 부담스러워 하지 않나요?

아무래도 그렇지요. 그렇기 때문에, 전화 초반부터 너무 방문의 부담감을 상대방에게 주는 것은 좋지 않다고 하네요. 1-2주에 한 번씩 전화를 해서 본인의 존재감을 알리고, 시기가 무르익으면 방문을 해도 되는 지 묻는 것이 순서입니다.

Q13. 상대방이 부담스러워하지 않는 선에서 접근해야겠군요.

영업을 위해서 많이 사용하는 방법 중의 하나가, 근처에 회의가 있어서 가는데, 잠깐 들려서 인사해도 되겠냐 라는 접근입니다. 상대방 입장에서도 일부러 시간을 내어 먼 거리를 오는 초면의 방문객 보다는, 일이 있어서 오는 김에 나를 잠깐 보고 인사를 하겠다는 사람이 덜 부담스러울 수 있으니까요.

Q14. 오늘 영업을 하기 위한 효과적인 커뮤니케이션 수단에 대해서 알아보았는데요. 저희가 옷 잘 입는 사람은 TPO에 맞춘 옷차림을 하는 사람이다 라고 얘기하지요. 영업 시에도 TPO에 맞춘 커뮤니케이션 수단을 고려해보시기 바랍니다. 감사합니다.

* 위 글은 MBN 라디오 브라보마이라이프 - 직장생활백서(2010년 9월 07일)에 기고한 전문입니다.